Revisa los reportes enviados por el equipo. Aprobar convierte cada línea en una factura de proveedor aprobada; rechazar exige un motivo y devuelve el reporte a su dueño.
01Antes de empezar
- Primero: Configurar el proveedor de gastos menores
- Primero: Crear y enviar un reporte de gastos de empleado
02Pasos
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La pestaña Por aprobar
En Finanzas > Gastos > "Gastos de empleado" verás las pestañas "Mis gastos", "Por aprobar" y "Por reembolsar" solo si tu rol tiene el permiso de aprobar reportes (los administradores lo tienen). "Por aprobar" lista los reportes enviados de toda la empresa.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Revisar antes de decidir
Cada fila muestra quién pagó (empleado o empresa), el total, el número de líneas y las acciones "Aprobar", "Rechazar" y "Ver detalle". "Ver detalle" abre el reporte en solo lectura con todas sus líneas, proveedores y NCF. No puedes aprobar ni rechazar tu propio reporte, aunque tengas el permiso.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Qué hace Aprobar
"Aprobar" no es solo un cambio de estado. En una sola transacción, cada línea se convierte en una factura de proveedor ya aprobada: las de Crédito Fiscal contra el proveedor y NCF que capturó el empleado; las de Gasto Menor contra el proveedor de gastos menores configurado en Ajustes, con un comprobante de Gastos Menores auto-emitido (B13, o E43 si emites e-CF y no estás en contingencia). Si falta ese proveedor o no hay secuencia disponible, nada se guarda y el reporte sigue enviado con el error a la vista.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Rechazar con motivo
"Rechazar" abre un diálogo que exige un motivo. Al confirmar, el reporte pasa a rechazado y el dueño ve el motivo debajo de su fila en "Mis gastos", con un botón "Editar" para corregir y volver a enviar. No se crea ninguna factura.
Pantalla:
/finanzas/gastos
- Las facturas creadas al aprobar aparecen en Compras > "Facturas proveedor" con número
EXP-<línea>y se contabilizan por el puente normal de compras. - Para una línea E43, la firma y el envío a la DGII corren después de aprobar; si fallan, la factura queda con error fiscal y se reintenta desde ella, no desde el reporte.