Carga los gastos que un empleado pagó de su bolsillo (o con dinero de la empresa), línea por línea con su comprobante, y envíalo a aprobación.
01Pasos
-
Nuevo reporte
En Finanzas > Gastos, cambia a la pestaña "Gastos de empleado" y haz clic en "Nuevo reporte". Un reporte agrupa varios gastos del mismo empleado y se aprueba y reembolsa como una unidad.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Quién pagó y en qué moneda
"Paga el empleado" significa que la empresa le debe el reembolso al final; "Paga la empresa" cierra sin reembolso. La moneda (DOP o USD) aplica a todas las líneas. Si eres administrador y el empleado paga, aparece "A nombre de" para crear el reporte a nombre de otro miembro; ese dueño no se puede cambiar después.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Las líneas
Cada línea lleva tipo de comprobante, categoría DGII 606, descripción, fecha, monto e ITBIS, más cuenta y centro de costo opcionales. "Gasto Menor" es un gasto sin factura del proveedor. "Crédito Fiscal" y "Crédito Fiscal Electrónico" exigen elegir el proveedor y escribir su NCF: el sistema valida que un B01 sea tradicional y un E31 electrónico antes de guardar. "Agregar línea" suma otra; el total se calcula abajo.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Guardar borrador
Todo monto debe ser mayor que cero y toda línea necesita descripción. "Guardar borrador" crea el reporte en estado borrador: todavía no lo ve ningún aprobador y puedes editarlo o eliminarlo.
Pantalla:
/finanzas/gastos -
Enviar a aprobación
En "Mis gastos", cada borrador tiene "Enviar" y "Eliminar". "Enviar" lo pasa a enviado y lo pone en la cola "Por aprobar" de quien tenga permiso; solo el dueño del reporte (o un administrador) puede enviarlo, y solo desde borrador. Un reporte rechazado muestra el motivo y un botón "Editar": al guardar cambios vuelve a borrador para que lo envíes de nuevo.
Pantalla:
/finanzas/gastos
Estados de un reporte
| Estado | Quién actúa | Acciones |
|---|---|---|
| Borrador | Dueño (o administrador) | Editar, Enviar, Eliminar |
| Enviado | Aprobador | Aprobar, Rechazar (con motivo) |
| Rechazado | Dueño | Editar (vuelve a borrador) |
| Aprobado | Aprobador | Reembolsar (solo si paga el empleado) |
| Reembolsado | Nadie | Solo lectura |
Un reporte que salió de borrador o rechazado se abre en modo solo lectura ("Ver detalle"). Un reporte pagado por la empresa termina en Aprobado: no pasa por reembolso.