Captura la factura que te entregó el proveedor con su NCF, vinculada o no a una orden de compra. Nace en borrador y solo impacta contabilidad cuando la apruebas.
01Antes de empezar
- Primero: Registrar un cliente o proveedor
- Necesitas al menos un proveedor registrado.
02Pasos
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Nueva factura
Haz clic en "Nueva factura" para abrir el formulario en /ap/nueva. Si vienes desde una orden de compra con "Facturar", el formulario ya llega con la orden vinculada y sus líneas cargadas.
Pantalla:
/ap -
Proveedor
Elige el proveedor (obligatorio). Su RNC se verifica contra el padrón y la posición fiscal se resuelve sola según su tipo de contribuyente. La moneda y los términos de pago se completan con los del contacto si no los tocaste a mano.
Pantalla:
/ap/nueva -
Vincular a orden de compra
Opcional. Lista solo las órdenes de ese proveedor que están confirmadas, en recepción parcial o recibidas. Al vincular una, sus líneas se cargan en la factura y cada una queda atada al ítem de la orden: eso es lo que hace posible el 3-way match. Si cambias de proveedor, el vínculo se limpia.
Pantalla:
/ap/nueva -
Tipo de comprobante
Elige el tipo del comprobante. Los marcados "(del proveedor)" son comprobantes que el proveedor te emitió (por ejemplo Crédito Fiscal B01 / E31) y exigen su NCF en el campo siguiente. Los marcados "(lo emites tú)" son los que tu empresa auto-emite a proveedores informales y solo aparecen si los habilitaste; ese caso tiene su propia guía. "Sin comprobante fiscal" solo deja el tipo sin declarar: el NCF del proveedor sigue siendo obligatorio (el servidor lo exige) y se guarda sin validar el tipo.
Pantalla:
/ap/nueva -
NCF del proveedor
Escribe el NCF tal como viene en la factura (por ejemplo B0100000001 o E310000000001). Se valida mientras escribes: el formato debe ser correcto y el tipo que declara el número tiene que coincidir con el tipo elegido arriba; si pegas un B02 con "Crédito Fiscal" elegido, verás el aviso y el servidor también lo rechaza. Para un tipo recibido, el NCF es obligatorio.
Pantalla:
/ap/nueva -
Líneas, fechas y diario
Agrega las líneas: elegir un producto trae su costo y sus impuestos de compra; también sirve una descripción libre. Cada línea necesita descripción y cantidad positiva. Arriba, la fecha de la factura fija la tasa de cambio, el vencimiento se calcula solo desde los términos de pago hasta que lo edites, y el diario de compras es donde se contabilizará al aprobar. "Tipo de costos y gastos" es la categoría que va al 606.
Pantalla:
/ap/nueva -
Pestaña DGII: retenciones
Si esta factura lleva retención, ábrela aquí. Los montos de "ITBIS retenido" e "ISR retenido" se escriben a mano y cada uno exige su tipo: sin "Tipo de retención ITBIS" no se acepta un ITBIS retenido, y sin "Tipo de retención" no se acepta un ISR retenido. El total que se guarda no descuenta la retención (la barra de totales del formulario sí la resta como vista previa; el detalle muestra el total legal). Lo retenido se practica al pagar.
Pantalla:
/ap/nueva -
Guardar borrador
"Guardar borrador" crea la factura con una referencia interna AP-AAAA-NNNN, en estado borrador y sin asiento, y te lleva a su detalle. Ahí la apruebas cuando la hayas validado (ver Aprobar una factura de proveedor). Mientras sea borrador puedes editarla, salvo el tipo de comprobante y un NCF auto-emitido, que se fijan al crear.
Pantalla:
/ap/nueva
- Un solo comprobante por factura: un tipo "del proveedor" guarda el NCF que él emitió; un tipo "lo emites tú" lo consume de tu secuencia. Si mandas un NCF de proveedor con un tipo auto-emitido, el servidor lo rechaza.
- Notas de crédito y débito (03/04 y 33/34): al elegirlas aparece "Comprobante que corrige", obligatorio. La nota hereda quién la emite del comprobante corregido: si ese fue auto-emitido, la nota también; si fue recibido, capturas el NCF de la nota del proveedor.
- Moneda: sin tasa de cambio cargada para la fecha de la factura, no se guarda.