Da por buena una factura en borrador: se contabiliza en el diario de compras, deja de ser editable y pasa a poder pagarse.
01Antes de empezar
- Primero: Registrar una factura de proveedor
02Pasos
-
Elige la factura
Filtra por "Por aprobar" o "Borradores" si hace falta y haz clic en la fila. La factura se abre en el panel fijo de la derecha sin salir de la lista; "Ver completo" te lleva a su página /ap/<id>, que tiene las mismas acciones.
Pantalla:
/ap -
Revisa antes de aprobar
El panel muestra el NCF, el proveedor y el estado; si la factura está vinculada a una orden y ya calculaste el match, el bloque de 3-way match con sus tres ejes (cantidad, precio, monto); el avance de aprobación; y el total, lo pagado y lo pendiente. Aprobar no exige que el match esté en verde: es tu decisión.
Pantalla:
/ap -
Aprobar
"Aprobar" solo existe mientras la factura está en borrador o pendiente. Antes de cambiar el estado, el sistema vuelve a validar que los impuestos de cada línea sigan vigentes en tu catálogo; si alguno ya no existe, la aprobación se rechaza con el motivo. Si pasa, la factura queda "Aprobada" con fecha y quién la aprobó.
Pantalla:
/ap -
Qué pasa al aprobar
Recién aprobada se genera el asiento contable en el diario de compras elegido (lo ves en la pestaña "Apuntes contables" del detalle). Si el asiento no se puede crear, por ejemplo por cuentas sin configurar, la aprobación se mantiene y el error queda anotado en la factura para que un administrador lo resuelva. Si estaba vinculada a una orden recibida o en recepción parcial, la orden pasa a "Facturada". Desde aquí la factura ya no se edita y aparece "Registrar pago".
Pantalla:
/ap