Llevar diez o veinte empresas con facturación electrónica no es llevar diez veces una: es tener un solo checklist, un solo lugar donde ver qué comprobantes faltan por aceptar y permisos que no mezclen a un cliente con otro. Esta guía es el método que usan las firmas que trabajan con Fixcal, y sirve igual si usas otro sistema.
01El cambio de fondo para el contador
Con NCF en papel, el contador recibía facturas a fin de mes y armaba el 606 y el 607. Con e-CF, la DGII ya tiene cada comprobante cuando el mes cierra. El trabajo deja de ser transcribir y pasa a ser verificar: que todo lo emitido fue aceptado, que cada nota de crédito referencia bien, que las compras electrónicas tienen acuse y que lo que se reporta coincide con lo que la DGII recibió.
Eso cambia la herramienta que necesitas: no un lugar donde teclear, sino uno donde ver el estado de cada comprobante de cada cliente.
02El checklist mensual por cliente
| Semana del mes | Qué revisar | Señal de problema |
|---|---|---|
| 1 | Comprobantes del mes anterior en estado "no encontrado" o "en proceso" | Alguno sin resolver al día 5 |
| 1 | Rechazos de la DGII sin corregir | Un rechazo con más de 48 horas |
| 2 | Compras electrónicas recibidas sin acuse de recibo | Proveedores electrónicos cuyos XML no entraron |
| 2 | Comprobantes de compras (E41) y gastos menores (E43) emitidos por el cliente | Gastos sin comprobante que sustente |
| 3 | Notas de crédito: referencia al original y suma que no supera el monto | Una nota sin comprobante referenciado |
| 3 | Vencimiento del certificado digital y de las secuencias e-NCF | Menos de 60 días de vigencia |
| 4 | 606, 607 y 608 generados y cuadrados contra los e-CF aceptados | Diferencia de un centavo |
| 4 | Comprobantes de contingencia pendientes de regularizar | Más de 20 días desde la salida de contingencia |
Con el checklist a la vista, un cliente nuevo tarda una hora en entrar a la rutina.
03Permisos: cada cliente ve lo suyo
Una firma que lleva veinte RNC necesita tres cosas del sistema:
- Una cuenta del contador con acceso a todas las empresas, sin pedir veinte contraseñas.
- Permisos por empresa y por aplicación. El contador junior que concilia bancos no debería poder emitir facturas; el dueño del colmado no debería ver la nómina de otro cliente.
- Un registro de quién hizo qué. Cuando la DGII pregunta por un comprobante, la respuesta tiene nombre y hora.
En Fixcal el alcance por empresa y sucursal se aplica siempre del lado del servidor, con más de cien permisos repartidos en nueve aplicaciones. El contador cambia de empresa desde el mismo menú y cada empresa ve solo su información.
04Migrar clientes desde el facturador gratuito
El facturador gratuito de la DGII está orientado a pequeños contribuyentes, personas físicas y profesionales liberales con bajo volumen, dimensionado para unas 150 facturas mensuales, y quien lo usa queda excluido del incentivo fiscal. Cuando un cliente lo supera, o necesita inventario, caja o contabilidad, toca migrar. El orden:
- No cambies de proveedor a mitad de secuencia sin plan. Las secuencias e-NCF son del RNC; verifica cuántas quedan y hasta cuándo valen (31 de diciembre del año siguiente a la autorización).
- Carga el certificado digital en el sistema nuevo. Es el mismo certificado; no hay que pedir otro.
- Delega los roles de facturación electrónica en la Oficina Virtual al proveedor nuevo. Puedes trabajar con más de un proveedor para distintos servicios del ciclo.
- Emite el primer e-CF y consúltalo en el portal de la DGII.
- Conserva los XML del sistema anterior durante diez años; la obligación es del contribuyente, no del proveedor.
05Cerrar el mes con e-CF en cuatro pasos
- Todo lo emitido está aceptado o explicado.
- Todo lo recibido tiene acuse.
- Las notas de crédito cuadran.
- El 607 coincide con los aceptados y el 606 con las compras. Se presentan.
Si el sistema del cliente es el mismo que arma los reportes, los cuatro pasos son una pantalla. Si no, son un Excel y una tarde.
06Lo que cambia para la firma como negocio
El contador deja de ser el que teclea y pasa a ser el que garantiza cumplimiento. Eso se cobra distinto y se vende distinto. Las firmas que trabajan con Fixcal tienen una cuenta para el contador, permisos por cliente y una comisión por cada empresa que traen; los detalles están en Fixcal para contadores.
Fuente: documento de preguntas frecuentes de la DGII sobre e-CF (estados del comprobante, acuse y aprobación comercial, notas de crédito, vigencia de secuencias, facturador gratuito, conservación). El checklist es una práctica recomendada, no una obligación normativa.